Sürekli Eğitim Merkezleri Yönetim Sistemi ile
TÜM SÜREÇLER KONTROL ALTINDA
Giriş Sürekli Eğitim Merkezi işleyişine uygun olarak; eğitmen, öğrenci başvurularının internet üzerinden alınmasını, başvuruların sistem üzerinden değerlendirilmesi ve sınıfların oluşturulmasını sağlayarak, hali hazırdaki düzenin bilgisayar aracılığı ile sistematik olarak takibini sağlayan sistemdir. Kullanılacak sistem ile geriye dönük raporlar alınarak, ilerleyen dönemlerde hangi eğitimlere yönelim olacağı, belirli zaman dilimlerinde katılımcı profilleri izlenebilir. Böylelikle kurum olarak sahip olunan veriler sistematik olarak tekrar bir iş gücü gerektirmeden raporlanır ve arşivlenir. Eğitim başvurusundan öğrencinin mezun olmasına kadar tüm aşamalar dijital olarak kaydedilir ve kırtasiye kullanımı en aza indirilmiş olur. Eğitim açılma süreci, eğitmenin SEM yönetimine amaç, özet, içerik, süre, hedef kitle gibi eğitimin değerlendirilebilmesi için gereken bilgileri vermesi sureti ile başlar. Alınan başvurular değerlendirilerek, açılması uygun görülen eğitimler SEM resmi web sitesi ve çeşitli kanallar vasıtası ile duyurulur ve öğrenci başvuruları alınmaya başlanır. Alınan başvurular akabinde öğrenci adayları ile iletişime geçilerek eğitimin açılış tarihi belirlenir ve eğitim harcı tahsil edilir, ilgili matbu belgeler örencilerden alınır. Sınıfların oluşmasının ardından eğitim başlar ve süreç açılan eğitimin takibi olarak ikinci aşamaya ulaşmış olur. Eğitimin içeriği ile bağlantılı olarak mezun olan öğrencilere sertifika yada katılım belgeleri düzenlenir ve öğrenci mezun olmuş olur. Açılan eğitimlerin, Avrupa Kredi Transfer Sistemi’ne uygun olması durumunda Avrupa kredilerinden de yararlanılabilir. Tüm bu süreç SEM yönetiminin sorumluluğunda devam eden bir yapıdadır.İlerleyen zamanlarda açılan eğitim ve katılımcı sayıları ciddi rakamlara ulaşması ile gerek o an ki sürecin devamlılığı gerek geçmişe dönük raporların alınması, sertifikaların tekrar düzenlenmesi işlemleri ciddi iş gücü gerektirir bir hal almaktadır. Yıl sonlarında değerlendirme raporlarının çıkarılması günlerce sürebilmektedir. Bilgi yönetim sistemlerinin hayatımıza girmesi ile bilgiye erişme, bilgiyi arama, bilgiyi sunma farklı yöntemler ile yapılabilir hale gelmiştir. Bir yıl sonu değerlendirme raporu hazırlamak, günlerimizi alır iken gelişmiş bilgi yönetimi teknolojileri ile dakikalar içerisinde istediğimiz raporlara ulaşılabilmektedir.
Sisteme Kayıt
Eğitmen yada öğrenci olmak isteyen kişiler sisteme, isim, soyisim, iletişim bilgileri, eğitim bilgileri gibi verileri girmeleri ile sisteme kayıt olmuş olurlar. Kaydın ardından sistem tamamen kullanıcıya yol gösterici bir araç haline gelir.
Kullanıcıların giriş yapmaları akabinde karşılarına,
• Kişisel bilgilerini düzenleyebilcekleri
• Eğitim teklifinde bulunabilecekleri
• Açılacak eğitimlere öğrenci olarak başvurabilecekleri
• Başvuru takibi yapabilecekleri
• Yönetim tarafından izinverilen raporları alabilecekleri
• Devam eden eğitimlerini takip edebilecekleri yönetim ekranı gelmektedir.
Tüm aşamaları çevrimiçi bir şekilde mesai saatlerine bağlı kalmaksızın istedikleri her an başlatabileceklerdir. SEM yönetim ekranına düşen başvuruların değerlendirilmesi yönetim ekranından yapılarak kullanıcıya, bilgilendirme kısa mesaj (SMS) veya e-posta yoluyla yapılabilmektedir. Böylelikle Sürekli eğitimin bir ayağı olan eğitim organizasyonu günün 24 saati kullanıcıların eğitmen olarak yada öğrenci olarak başvuru yapabilecekleri ve bu başvuruların durumunu takip edebilecekleri bir seviyeye gelmektedir.
Sisteme kayıt olan kullancılardan oluşan veri tabanı ile istenildiği taktirde kolaylıkla bir çok istatistik ve rapor alınabilmektedir. Alınan raporlar, gerek kullanıcı tarafında gerek ise yönetim tarafında sürecin sağlıklı ve hızlı işlemesi açısıdan önem taşımaktadır.
Eğitim Teklif Formu ve Eğitim Açma
Eğitim açabilmek için kişilerin öncelikle sisteme kayıt olmaları gerekmektedir. Sisteme kayıt olan kişilerin kullanıcı ekranlarında ‘Eğitim Başvurusu’ linki bulunmaktadır. Açılan ekranda sistemdeki kayıtlı olan bilgilerini girmeksizin sadece açmak istediği eğitimin bilgilerini giren kullanıcının talebi SEM yönetimine düşmektedir. SEM yönetiminin değerlendirmesi neticesinde AKTS ye uygun görülen eğitimler SEM yönetimi tarafından işaretlenir ve sistem, eğitmene Bologna formunu göndermesi için tetiklenmiş olur. AKTS fonundan faydalanmak isteyen eğitmen formu doldurur ve eğitim açma işlemleri ‘yönetim onayı’ aşamasına gelmiş olur. Yönetim onayının ardından eğitim yayına girer ve başvurular alınmaya başlanır. Sistemin işleyiş esnasında en önemli kazanımlarından bir tanesi de prosedürler için gerekli matbuu evrakların elektronik evraklar halinde tutulması ile kaybolma riskinin minimuma indirilmesi ve arşivleme işleminin kolaylaşmış olmasıdır.
Katılımcı Başvuruları
Sisteme giriş yapan kullanıcılar başvuru esnasında bilgilerini tekrar girmelerine gerek kalmadan eğitim kataloğundan seçtikleri eğitime istedikleri an başvuru yapabilirler. Yapılan başvurular SEM yönetim ekranına düşer ve değerlendirme süreci başlar. Yönetim tarafından yapılan değerlendirmeyi kullanıcılar kendi yönetim panellerinden takip edebilirler. SEM yönetimi tarafından değerlendirilerek öğrenci adayları ile eğitim harcı ve gerekli evrakları getirmeleri için iletişime geçilir ve sınıar oluşmuş olur. Alınan başvuruların normal yollarla değerlendirilmesi gerçek anlamda zaman kaybettiren bir telefon trağine sebep olmaktadır. Ancak sistem ile telefon traği minimum seviyeye indirilerek iş gücünden kazanç elde edilmiş olur. Kazanılan iş gücü, SEM merkezinin iş hacminin genişletilmesi için harcanarak, kaynakların daha verimli kullanılması sağlanabilir.
Sınıfların Oluşması ve Eğitim Süreci
Sınıfların açılmasının ardından eğitmen sisteme giriş yaparak kendi yönetim paneli üzerinden açmış olduğu eğitimlerin listesine, içeriklerine, önceki derslerde hangi konuları işlediğine, eğitime katılım listesine, öğrenci bilgilerine ve bunlar gibi daha birçok bilgiye SEM Yönetim Sistemi üzerinden erişebilir. Eğitim süreci esnasında devamlılık eğitimin verimli olması açısından çok önemlidir. Öğrencinin, zincirin halkaları gibi görebileceğimiz eğitim içeriğinin bir kısmını kaçırması sıradaki derste adaptasyonunu kaybetmesine sebep olabilir. Eğitimler esnasında, öğrencilerin devamlılığını sağlamak, kaçırdıkları derseler ile ilgili bilgilendirme yapmak eğitimin verimliliği arttıran öğelerdir. Eğer eğitmen, önceki eğitimlere katılmayan öğrencilerinin takibini yaparsa, sıradaki eğitimde çeşitli yöntemler ile öğrencinin katılmadığı eğitim ile ilgili bilgi eksikliğini giderebilir. Böylelikle eğitim süreci daha sağlıklı işlemeye devam eder. Ayrıca eğitmen çeşitli eğitim materyallerini öğrencileri ile paylaşmak isteyebilir. Böyle bir durumda e-posta veya harici diskler kullanmak yerine sistemde bulunan ‘eğitim materyali’ kısmı ile dosyalar sistem üzerinden dağıtılabilir. Kişiler istedikleri her an sistem üzerinden materyallere ulaşabilirler. Ve ‘Bilgilendirme e-postası gönder’ linki ile yüklenen yeni materyaller sistem tarafından kullanıcılara e-posta olarak, indirme linkleri ile birlikte gönderilebilir. Eğitmenin, eğitim materyallerini sisteme yüklemesinin ardından dosyalar kaydolur ve aynı eğitimin tekrar verilmesi durumunda direk sistem üzerinden farklı bir sınıfa aktarılabilir. Böylelikle paylaşımda bir düzen sağlanmış olur. Normal şartlarda harici disk her öğrencide bulunamayabilir ve e-posta yolu ile her dosya gönderilemeyebilir. Ancak sisteme kaydolan her dosya arşivlenir ve tekrar kullanıma hazırdır.
Eğitimin Değerlendirilmesi ve Anket
Eğitim sürecini başarı ile tamamlayan öğrencilere, eğitimin içeriği doğrultusunda katılım belgesi yada sertika düzenlenebilir. Düzenlenen sertikalar SEM yönetim sistemine sertifika numarası ile kaydedilerek ilerleyen aşamalarda öğrencinin aynı sertikayı tekrar talep etmesi üzerine sistem vasıtası ile minimum iş gücü harcanarak tekrar bastırılabilir. Öğrencilere eğitim sonunda anket gönderilerek eğitim ile ilgili değerlendirme yapılabilir. Alınan anketlerden farklı raporlar anlık düzenlenerek anketlerden alınan bilginin çeşitliliği arttırılabilir.
Raporlar
Bilginin kısa sürede ve düşük maliyette istediğimiz yere ulaşması ya da istediğimiz kriterlere göre düzenlenmesi vazgeçilmez bir ihtiyaç haline gelmiştir. Kurum, tüm eğitim yılı boyunca katılımcılarının, eğitimcilerinin, eğitimlerin belirli kriterler altında raporlarının hazırlanması hem kurumun kendini değerlendirmesi, sıradaki eğitim yılına daha hazırlıklı girebilmesi hem de üst makamlara faaliyet raporu sunabilmesi açısından önem taşımaktadır. Ancak eğitim yılı boyunca açılan eğitimlerin sayısı arttıkça rapor hazırlamak ciddi sürelere mal olmaktadır. Bu süre zarfında insan iş gücü ile çıkan raporlarda hata yapma olasılığı da artmaktadır. SEM Yönetim sistemi ile varolan iş gücü, tekdüze işlerden kurtarılarak, daha verimli kullanılabilir. Birden fazla kişi ile çalışarak günlerce süren raporlar SEM Yönetim Sistemi ile kısa sürede tamamlana bilmektedir. Diğer bir açıdan bakacak olursak, herhangi bir branştaki talep raporlarına bir yurtdışı seyahatinde mesai saatleri dışında ihtiyaç duyabiliriz. Normal düzende o anki raporu almamız imkansız olabilir. Ancak sistem üzerinden alınan başvuruların raporu her an alınabilmektedir.
Sertifika / Katılım Belgeleri
Eğitimlerin tamamlanmasının ardından, eğitimin içeriği doğrultusunda öğrenciler eğitim sertifikası, katılım belgesi gibi.. katıldıkları eğitimleri doğrulayan belgeler hak etmektedirler. Öğrenciler bu belgelere, herhangi bir iş ya da eğitim başvurusu esnasında ihtiyaç duyabilirler. Ve aldıkları eğitimi doğrulayan sertifika ya da katılım belgesini SEM yönetiminden talep edebilirler. Geriye dönük olarak sertifikaların bulunması, kişinin eğitim bilgilerine ulaşılması belki binlerce kişi içinde arama yapılmasına sebep olabilmektedir. Bu tarz durumlarda bir bilgi yönetim sistemi can kurtarıcı olabilmektedir. Yapmanız gereken tek şey kişinin özlük bilgilerinden bir kısmını girerek sistemin kişinin bütün hak ettiği sertifikaları listelemesini istemek olacaktır. Sertifika karşınıza gelir ve yazdırırsınız.
E-Posta ve SMS ile bildirim
Günümüz teknolojileri gereği en çok tercih edilen bilgilendirme yöntemi e-posta ve SMS gönderimidir. Yeni açılan eğitimler, tarih değişikliği, eğitim iptali gibi birçok gerekçeden dolayı duyuru yapmak gerekebilir. Bu bağlamda kişilerin e-posta ve cep telefonu numaralarını farklı bir sisteme girerek oradan toplu bir şekilde ya da tek tek gönderim yapmak bir çözüm olabilir belki ancak sistemler arası e-posta ya da telefon numarası aktarımı beklenmedik problemlere yol açabileceği de unutulmamalıdır. Buda zaman kaybına sebep olmaktadır. SEM yönetim sistemi ile fazladan bir yazılım kullanmaya gerek kalmadan kişileri belirli kriterlere göre süzerek e-posta ve sms gönderimi yapılabilmektedir. Örneğin, mart dönemi X eğitimi sınıfı öğrencilerine bilgilendirme e-postası gönderilmesi gibi. Yapılan gönderiler sistemde gönderi arşivine kaydedilerek saklanır. Ve ihtiyaç olması durumunda, geriye dönük olarak inceleme yapılmasına ve rapor alınabilmesine müsait durumdadır.
Eğitimlerin Arama Motoruna Kaydı
Arama motorları yeni katılımcılara ulaşmamızda karşımıza çıkan en maliyetsiz ve en önemli yolların başında gelmektedir. Eğitim almak isteyen günümüz internet kullanıcılarının ilk başvuru noktası arama motorlarıdır. Daha fazla katılımcı sayısına ulaşabilmemiz adına, açtığımız eğitimlerin anahtar kelimelerini içeren bir arama yapılması durumunda üst sıralara çıkmamız katılımcı sayımızı arttırmamız adına önemli bir tanıtım ve bilgilendirme aracıdır. SEM yönetim sistemi geliştirilmesi esnasında her satırında arama motorları uyumu göz önünde bulundurularak kodlanmıştır. Arama motorlarının istediği bazı kodlama teknikleri ve kodlama standartlarına (W3C gibi) uyum için gerekli çalışma yapılmıştır.
Uyum için yapılan bazı yazılımsal uygulamalar
• Her eğitim için dinamik oluşan meta taglar
• SEO uyumlu URL
• W3C Uyumu
• Güncel Site Haritası oluşturulması
• Robot.txt oluşturulması
Örneğin: İngilizce eğitimi almak isteyen bir kişinin arama motoruna ‘ingilizce eğitimi’ yazması durumunda ilk sayfada sisteme ait linklerin çıkması organizasyonun bilinirliliğini arttırmakla birlikte öğrenci sayısında da önemli artışlara sebep olacaktır. Günümüzde, özel eğitim kurumlarının arama motorlarında üst sıralarda yer aldığı görülmektedir. Bunun başlıca sebebi arama motoru uyumlu alt yapı kullanmalarıdır.